De goedkoopste offerte op de Canton Fair kan u duurder uitvallen

1. Begin met het product achter de prijs

Producten die er vergelijkbaar uitzien kunnen verschillen op manieren die prestaties, duurzaamheid en kosten beïnvloeden.

Een lamp kan een andere batterij gebruiken. Een tas kan een ander gewicht stof hebben. Een metalen fitting kan een andere kwaliteit of afwerking gebruiken.

Geef elke geselecteerde leverancier dezelfde schriftelijke eisen. Vraag hen eventuele verschillen tussen hun offerte en uw gevraagde specificatie te identificeren.

Noteer voor uw product de details die belangrijk zijn:

• Model- of referentienummer.
• Materialen en afmetingen.
• Componenten of prestatie-eisen.
• Bijgeleverde accessoires.
• Kleur en afwerking.
• Branding en verpakking.
• Vereiste productdocumenten.

Voeg de referentiefoto toe, maar vertrouw niet op de foto om alles te definiëren.

Een nuttige vraag is:

Bevestig alstublieft dat deze offerte de exacte besproken configuratie dekt. Als er iets afwijkt, vermeld dan de verschillen apart.

Dit maakt onderhandelingen ook duidelijker. Als een leverancier een lagere prijs biedt, vraag dan wat er veranderd is.

2. Ontdek welke hoeveelheid die prijs oplevert

Een aantrekkelijke eenheidsprijs kan gelden voor een bestelling groter dan uw geplande eerste aankoop.

Vraag leveranciers om uw daadwerkelijke starthoeveelheid te offreren voordat u hun kortingen voor grotere bestellingen vergelijkt.

Verduidelijk of de minimale bestelhoeveelheid—MOQ—geldt voor de hele bestelling, elk productmodel, elke kleur, elke maat of elke verpakkingsoptie.

Bijvoorbeeld, MOQ 500 kan betekenen 500 eenheden in één kleur, in plaats van 500 eenheden verdeeld over vijf kleuren.

Vraag ook of een herbestelling dezelfde minimumhoeveelheid heeft als de eerste bestelling.

Een praktische vraag is:

Offerteer alstublieft 300, 500 en 1.000 eenheden met dezelfde specificatie. Bevestig de minimale hoeveelheid per kleur en verpakkingsontwerp.

Die hoeveelheden zijn voorbeelden. Gebruik aantallen die bij uw bedrijf passen.

3. Vraag wat inbegrepen verpakking betekent

Een leverancier kan basisbeschermende verpakking offreren terwijl u een bedrukte retaildoos verwacht.

Specificeer voordat u prijzen vergelijkt wat u nodig heeft: individuele verpakking, bedrukt artwork, labels en barcodes, instructies of bijlagen, beschermende materialen, buitenkartons en eventuele palletvereisten.

Vraag om de verpakte afmetingen, bruto gewicht en eenheden per doos zodat een logistieke aanbieder een nuttige vrachtinschatting kan maken.

Vraag vervolgens of artworkvoorbereiding, drukwerk, labels, bijlagen en exportkartons inbegrepen zijn, en welke kosten alleen voor de eerste bestelling gelden.

4. Begrijp waar de opgegeven prijs stopt

Een offerte moet de leveringsregel en de benoemde plaats of haven aangeven.

Termen zoals EXW, FCA en FOB wijzen op verschillende verantwoordelijkheden. Ze kunnen niet als uitwisselbare labels bij dezelfde prijs worden behandeld. ICC-richtlijnen leggen uit dat EXW de exportafhandeling bij de koper legt en vooral geschikt is voor binnenlandse handel. FCA kan geschikt zijn voor container- of multimodale zendingen, waarbij de exportafhandeling door de verkoper wordt gedaan. FOB is voor zee- of binnenvaartvervoer, waarbij levering plaatsvindt zodra de goederen aan boord van het schip zijn. ICC checklist voor het kiezen van een Incoterms® 2020 regel

Vraag uw logistieke aanbieder welke regel past bij de voorgestelde zending. Vraag de overeengekomen Incoterms® regel, de precieze benoemde plaats of haven en de gebruikte versie.

Als een leverancier DDP aanbiedt, vraag dan wie de importafhandeling uitvoert en hoe die regeling werkt in uw bestemmingsland. ICC richtlijnen over nationale regelgevende barrières

5. Vergelijk kosten tot dezelfde bestemming

Kies één eindpunt voor uw vergelijking—bijvoorbeeld aankomst in uw magazijn.

De International Trade Administration beschrijft landed cost als inclusief de productprijs, vracht, verzekering, invoerrechten, belastingen en andere kosten. Ze adviseren deze berekeningen als schattingen te behandelen omdat tarieven en kosten kunnen veranderen. ITA richtlijnen over totale landed cost

Bouw uw vergelijking op met bevestigde offertes en duidelijk geïdentificeerde schattingen. Vermijd dubbeltelling. Als een kostenpost al in de prijs van de leverancier is inbegrepen, tel deze dan niet opnieuw op.

Een lagere eenheidsprijs kan een hogere totale bestelling opleveren

Fictief voorbeeld ter illustratie. Dit zijn geen marktprijzen, vrachtinschattingen of belastingberekeningen.

Stel dat beide leveranciers zijn gevraagd dezelfde specificatie en hoeveelheid te offreren. Geen van beide goederenprijzen omvat de onderstaande extra items.

Leverancier A heeft de lagere kopprijs, maar Leverancier B heeft het lagere subtotaal zodra deze items zijn inbegrepen. Dit is geen volledige landed-cost berekening. Douanerechten, belastingen, verzekering, testen, inspectie en andere toepasselijke kosten moeten nog worden vastgesteld.

6. Geef elke onbekende kostenpost een status

Gebruik eenvoudige statussen: Inbegrepen, Geoffreerd, Geschat, Onbekend en Niet van toepassing.

Bijvoorbeeld douanekosten: onbekend is nuttiger dan een lege cel die als nul wordt behandeld. Invoerrechten en belastingen hangen af van bestemming, classificatie en toepasselijke regels. ITA richtlijnen over invoerrechten en kosten

7. Verduidelijk wanneer de levertijd begint

Vraag of de periode begint na aanbetaling, goedkeuring van artwork of monster; wanneer de productie klaar is; of inspectietijd is inbegrepen; en wat er gebeurt als de goedgekeurde specificatie verandert.

Behandel productietijd en transporttijd als aparte posten in uw planning.

8. Houd betalings- en kwaliteitsvoorwaarden naast de prijs

Vergelijk betalingsfasen, monstergoedkeuring, inspectieregelingen, defectafhandeling, garantie- of vervangingsvoorwaarden en openstaande punten die nog moeten worden overeengekomen. Incoterms® regels bepalen niet het moment van betaling, eigendomsoverdracht of remedies bij contractuele tekortkomingen. ITA uitleg over wat Incoterms dekken

9. Zet het definitieve aanbod in een duidelijk document

Een formele offerte of pro forma factuur helpt bij het definiëren van de voorgestelde aankoop. Houd verkoper- en kopergegevens, productbeschrijvingen, eenheids- en totaalprijzen, gewichten en afmetingen, leveringsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden, geschatte verzenddatum, geldigheidsduur van de offerte, datum en versie bij elkaar. ITA-richtlijnen voor pro forma facturen

Een bericht dat u naar geselecteerde leveranciers kunt sturen

Hallo [Naam],

Bedankt voor het bespreken van [product/model] met ons op de Canton Fair.

Gelieve een schriftelijke offerte te verstrekken voor [aantal] eenheden volgens de bijgevoegde specificatie.

Bevestig alstublieft de eenheidsprijs en valuta, minimale hoeveelheid per model en kleur, inbegrepen verpakking en eventuele extra opstart- of gereedschapskosten.

Geef ook de Incoterms®-regel, de genoemde plaats of haven, geldigheidsduur van de offerte, betalingsfasen en productietijd aan — inclusief wanneer die productietijd begint.

Geef ook verpakte afmetingen, bruto gewicht, eenheden per doos, kosten van monsters en beschikbare productdocumenten.

Als uw aanbod afwijkt van onze gevraagde specificatie, leg die verschillen dan apart uit.

We zullen de offerte beoordelen en de volgende stap bevestigen.

Verlaat de beurs met een vergelijking die u kunt uitleggen

Vraag voordat u kiest of de aanbiedingen dezelfde specificatie en hoeveelheid dekken, of de verpakkings- en opstartkosten duidelijk zijn, of de leveringskosten hetzelfde eindpunt bereiken, welke cijfers schattingen of onbekend zijn, en of het schema en de betalingsvoorwaarden werkbaar zijn.

Houd elke offerte naast de leverancier, productbewijzen en openstaande vragen bij in My Fair.

Als u hulp nodig heeft bij het organiseren van de vergelijking of het verduidelijken wat u van leveranciers moet vragen, vertel ChinaConnect247 wat u zoekt.

ChinaConnect247 is onafhankelijk van Canton Fair. Dit artikel biedt algemene inkooprichtlijnen. Verzending, douane, belastingen en contractuele afspraken moeten voor de specifieke transactie worden gecontroleerd.